Kopiowanie rekordów z bazy UMK w Toruniu

Oprac. Małgorzata Praczyk-Jędrzejczak

  1. Zanim skopiujemy rekord z Torunia musimy upewnić się, że w bazie BU UAM nie ma już rekordu dla danej pozycji!

  2. Połączyć się z bazą UMK w Toruniu i sprawdzić czy jest w niej odpowiedni rekord bibliograficzny. Sprawdzamy dokładnie czy wszystkie elementy opisu pasują do naszej książki:

    • autor

    • tytuł (dokładnie)

    • wydanie (dodruk traktowany jest jako odrębne wydanie i niezbędny jest osobny rekord bibliograficzny)

    • miejsce wydania

    • wydawca

    • rok wydania (różne daty wydania - różne rekordy bibliograficzne)

    • ilość stron

    • ISBN

  3. Jeśli mamy pewność, że jest to rekord bibliograficzny katalogowanej pozycji, z górnego menu wybieramy opcję 'prześlij do katalogowania'. Musimy być zalogowani do bazy BU - warunkuje to możliwość przesłania rekordu!


  4. Po przesłaniu rekordu, a przed jego zachowaniem, sprawdzamy jakie hasła zostały w nim użyte.

    1. Sprawdzamy każde hasło z osobna czy jest już w bazie BU

    2. Jeśli w bazie BU brakuje danego hasła (pamiętamy o sprawdzaniu w odpowiednim indeksie) należy:
      • przesłać je z bazy UMK przy pomocy opcji 'prześlij do katalogowania', po uprzednim wyszukaniu hasła w odpowiednim indeksie

      • zachować rekord khw w bazie BU

      • jeśli system nie pozwala na zachowanie danego rekordu khw i sygnalizuje wprowadzenie duplikatu musimy ponownie dokładnie sprawdzić, ponieważ nasza baza posiada już hasło o takim numerze!!!

    3. Jeśli dane hasło jest w bazie BU w formie kadłubka (tzn. utworzone automatycznie przez system), musimy przesłać prawidłowe/pełne hasło z UMK i połączyć z kadłubkiem. ŁĄCZYMY TYLKO KADŁUBEK Z PRAWIDŁOWYM HASŁEM PRZESŁANYM Z TORUNIA, W INNYCH PRZYPADKACH NIE ŁĄCZYMY HASEŁ!!!


    4. Jeśli w bazie BU jest już hasło i nie jest ono kadłubkiem, nie przesyłamy go ponownie z UMK

  5. Dodajemy do rekordu pole statystyki 998 w formie:

      ABRRRRMMCDap

      Gdzie:
        AB - symbol biblioteki
        RRRR- rok
        MM - miesiąc
        CD - inicjały katalogującego
        ap - rekord przejęty
      Np. HA200301BSap

  6. Z rekordu możemy usunąć tylko pola: 019 i 090 (jeśli występują). NIE USUWAMY INNYCH PÓL!!!

  7. Zachowujemy tak przygotowany rekord.

  8. Na koniec sprawdzamy, edytując hasła czy zostały one prawidłowo podłączone i czy któregoś nie pominęliśmy.
    Jeśli okaże się, że któreś hasło pozostało nie przesłane a system zastąpił je automatycznie kadłubkiem - patrz punkt IV 3

  9. Dołączyć do przejętego rekordu egzemplarz.