Instrukcja tworzenia i wypełniania rekordu zasobu dla wydawnictw zwartych
w systemie HORIZON

Oprac. Małgorzata Praczyk-Jędrzejczak


  1. Przy pomocy rekordu zasobu możemy opisać książkę wielotomową spełniającą następujące warunki:
    1. Całość ma więcej niż 5 tomów,
    2. Poszczególne tomy nie różnią się znacznie między sobą, tzn. nie mają tytułów indywidualnych, bądź tytuły te są zależne od tytułu całości,
    3. Nie ma potrzeby tworzenia różnych haseł przedmiotowych dla poszczególnych tomów, tzn. całość książki wielotomowej można sklasyfikować używając wspólnych haseł.
    Gdy wszystkie te warunki zostaną spełnione możemy skatalogować książkę posługując się rekordem zasobu.

  2. Na początek tworzymy, odpowiednio przygotowany rekord bibliograficzny dla całości książki wielotomowej. Różni się on od 'zwykłego' rekordu kilkoma szczegółami.
    Oczywiście przed przystąpieniem do tworzenia rekordu zasobu musimy upewnić się że w bazie nie ma już takiego rekordu. Jeśli jest, postępujemy zgodnie z zaleceniami punktu VIII.
    Jeżeli sami musimy utworzyć taki rekord zapisujemy w nim informacje wspólne dla całości wielotomówki, nie będzie tu więc numerów ISBN dla poszczególnych tomów tylko ISBN całości.
    Pozostałe cechy charakterystyczne tego rekordu to:
    1. W polu 008
        - na pozycji 06 jako typ daty stosujemy symbol m 'wiele dat',
        - na pozycji 07-10 podajemy datę początkową, czyli wydanego najwcześniej tomu
    2. W polu 245 w podpolu \n T. 1- , co ważne nie podajemy informacji o ostatnim tomie książki nawet po jej skompletowaniu, nie używamy też podpola \p dla tytułu tomu, gdyż informacje te podamy w zasobie.
    3. W polu 260 w podpolu \c należy podać datę najwcześniej wydanego tomu z kreska poziomą, sugerując kontynuację, np. 2000- .
    4. W polu 300 w podpolu \a Wol.
    Danych tych nie uzupełnia się nawet po skompletowaniu całości książki wielotomowej. Mówią o tym ustalenia grupy roboczej ds. ujednolicania zasad katalogowania dostępne na stronie NUKat http://www.nukat.edu.pl/nukat/index.html w dziale współpraca - ustalenia. Publikowane są tam wszystkie ustalenia tej grupy.
    Pozostałe pola stałej i zmiennej długości wypełniamy tak jak przy tworzeniu rekordu bibliograficznego dla książki jednotomowej.
    Jeżeli w trakcie wydawania książki zmieni się redaktor lub miejsce wydania czy wydawca, możemy takie informacje zapisać w polu uwag.


      Przykłady: 500 \a Od t. 6 pod red. Jana Kowalskiego. 500 \a Od t. 8 miejsce wydania i wydawca: Warszawa : Państ. Wydaw. Naukowe.
      W efekcie otrzymujemy odpowiednio przygotowany rekord bibliograficzny.
    Przykład:

  3. Do tak utworzonego rekordu bibliograficznego dołączymy informacje o zestawie i zasobie.
    Jeżeli to my dołączamy pierwszy zestaw do rekordu zasobu, w dolnym menu nie mamy jeszcze przycisku 'zestawy' tylko 'pozycje'.
    W tej sytuacji:
    1. Rozwijamy górne menu 'opis' i tam wybieramy opcję 'zestawy'. Otworzy nam się pusty ekran, jako, że wprowadzamy pierwszy zestaw.

    2. Przyciskiem 'nowy' edytujemy ekran, do którego należy wpisać odpowiednie informacje o zestawie.

      Na ekranie opisu zestawu wypełniamy pola:
      • Opis - tytuł książki
      • Język - zostawiamy polski
      • Lokalizacja - wybieramy z kodów lokalizację zestawu (Biblioteka Uniwersytecka, biblioteki zakładowe)
      • Kolekcja - wybieramy z kodów miejsce przechowywania/udostępniania zestawu (czytelnie, księgozbiory podręczne oddziałów, magazyn itp.)
      • Sygnatura - w tym polu możemy podać jedynie sygnaturę wspólną (!) dla całego zestawu, np., gdy książka stoi w czytelni pod określoną sygnaturą miejsca możemy ją tu podać, będzie widoczna już na ekranie zestawu a nie tylko przy egzemplarzu. Jeśli każdy tom ma własną sygnaturę musimy w to pole wpisać 'x' gdyż system nie pozwoli nam zachować informacji bez wypełnienia tego pola.
      • Typ nośnika - wybieramy z kodów MultVolt
      • "ptaszkujemy" zasób

      Przykład wypełnionego zestawu:


    3. Zachowujemy tak przygotowane informacje o zestawie. Jeśli do rekordu zostały już dołączone jakieś zestawy (np. innej biblioteki) nie musimy wybierać opcji 'zestawy' z menu górnego 'opis' ale z dolnej belki. Wprowadzenie pierwszego zestawu powoduje zastąpienie przycisku 'pozycje' na 'zestawy'.


      W tym miejscu warto zwrócić uwagę na istotę zestawu. Zestawem jest komplet książki wielotomowej. Komplet nie w znaczeniu - całość! Nie musi to być kompletna książka wielotomowa a tylko ta jej część, której jesteśmy posiadaczami. Komplet/zestaw w znaczeniu tych tomów, które gromadzimy w bibliotece i przechowujemy w konkretnym miejscu. Np. biblioteka kupuje po kilka egzemplarzy encyklopedii i udostępnia jeden zestaw/komplet w czytelni ogólnej, drugi w czytelni zbiorów specjalnych, trzeci stanowi księgozbiór podręczny oddziału opracowania zbiorów zwartych a dwa przechowywane są w magazynie. W sumie biblioteka posiada pięć zestawów tej encyklopedii. Tak należy rozumieć pojęcie zestawu.

      Musimy najpierw wypełnić informacje o zestawie i nie możemy dodać zasobu do już istniejącego, ale nie naszego zestawu! Kolejne tomy tego zestawu dodajemy do zasobu bez konieczności ponownego wypełniania zestawu.


    4. Jeśli dysponujemy kolejnym zestawem, przy pomocy przycisku 'nowy' otrzymujemy następny, pusty ekran dla nowego zestawu. Wypełniamy go analogicznie. Jeśli zauważymy jakiś błąd w informacjach o zestawie możemy je ponownie wyedytować zaznaczając interesujący nas zestaw i klikając przycisk 'edycja'.

    Prawidłowo wypełnione informacje o zestawie/zestawach dają nam w efekcie taki ekran:


    Widoczne są informacje ile zestawów biblioteka posiada i gdzie je przechowuje. W kolumnie ilość widoczna jest liczba przyłączonych do zestawu egzemplarzy.


  4. Po tak przygotowanym zestawie możemy przystąpić do zapisania informacji o zasobie, jakim dysponujemy w ramach danego zestawu. Dopiero teraz mamy do czynienia z zasobem w pełnym tego słowa znaczeniu. Do tej pory poczyniliśmy kroki przygotowujące nas do poinformowania czytelnika o faktycznym zasobie książki opisanej w rekordzie bibliograficznym, tzn. ile i jakie tomy biblioteka posiada. Poprzez zasób informujemy, jakie tytuły noszą poszczególne tomy i kiedy zostały wydane.
    1. Z dolnego menu wybieramy 'zasób' uzyskując pusty ekran, w danym zestawie nie ma do tej pory ani jednego tomu.


    2. Przycisk 'nowy' otworzy nam ekran niezbędnych informacji o tomie.

      Wypełniamy go następująco:
      • Poz. - (pozycja) podajemy numer przyłączenia, tzn. ustalamy kolejność wyświetlania. Np. gdy jako pierwszy biblioteka kupuje tom 3 i od niego zaczyna gromadzić wielotomówkę to dla nas jest to pierwsza pozycja którą wprowadzamy. Jeśli uzupełnimy nasz zbiór o tom pierwszy, wybierzemy zasób, edytujemy nowy ekran zasobu i podajemy w pozycji wartość 1, ponieważ t. 1 ma się wyświetlać przed t. 3. Na ekranie informacyjnym tomu 3 'pozycja' automatycznie zmienia wartość na 2. Jak bardzo ważną jest możliwość numeracji kolejności przyłączenia przekonujemy się gdy w trakcie wydawania książki wielotomowej (np. po wydaniu 6 tomów) ukazuje się np. część druga tomu pierwszego. Dopisując taki tom do zasobu w polu poz. podajemy 2, co spowoduje, że tom ten wyświetli się po t. 1. W dalszych tomach wartość 'poz.' zmieni się automatycznie.


      • Numer. wolna - (numeracja wolna) oznaczenie i numer tomu. Np. T. 1 lub T. 3, cz. 1 lub Bd. 9, T. 3 lub Bd. 10, Lfg. 8 lub Vol. 13 itd. Najbardziej istotne jest to, że musimy zapisać tom w takiej formie jaką posiadamy, tzn., jeśli książka wydawana jest w zeszytach ale my mamy skompletowany, oprawiony tom musimy go w tej formie podać, tzn. napisać numer tomu a nie poszczególnych zeszytów. Aby dane zawarte w rekordzie zasobu były spójne, ilość tomów musi równać się ilości egzemplarzy w zasobie.


      • Chronol. wolna - (chronologia wolna) data wydania tomu

      • Uwaga - tytuł tomu

      • Ciąg - wybieramy z kodów lub wpisujemy 'tomowe'

      Ostatnie okno pozostawiamy niewypełnione.


    3. Zachowujemy tak wprowadzone dane a ekran zamykamy.

    4. Każdy kolejny tom wprowadzamy stosując przycisk 'nowy' i postępujemy analogicznie. Każdy zapis możemy korygować poprzez 'edycję' zaznaczonego tomu.



      W ostatniej kolumnie widoczna jest kolejność przyłączenia.

  5. W związku z tym, że zawartość zestawu wyświetlana jest czytelnikowi bezpośrednio po rekordzie bibliograficznym dla niego utworzonym, a w sytuacji, gdy biblioteka posiada wiele zestawów i wydawnictwo jest np. 20-tomowe, ekran ten byłby niezmiernie długi, przyjęliśmy następujące założenie. "Rozpisujemy" na pojedyncze tomy tylko pierwszy zasób, kolejne kumulujemy, tzn. na ekranie zasobu zapisujemy w odpowiednich polach: np. T. 1-20, 1998-2002, A-Ż itp. Czytelnik zostaje poinformowany o ilości zestawów i miejscu ich przechowywania jak również o ich zawartości, natomiast dokładny spis tomów wyszczególniony jest tylko w jednym zasobie.


  6. Z poziomu zestawu możemy przystąpić do tworzenia rekordów egzemplarza.
    1. Zaznaczamy zestaw, do którego chcemy dodać egzemplarze

    2. Z dolnego menu wybieramy przycisk 'egzemplarze'

    3. Na ekranie rekordu egzemplarza wypełniamy pola:

      • Rodzaj pozycji - wybieramy z kodów odpowiedni dla danej pozycji sposób udostępniania
      • Kod paskowy poz. - wczytujemy kod, który przypisany jest do danego tomu
      • Lokalizacja - wybieramy z kodów (Biblioteka Uniwersytecka, biblioteki zakładowe)
      • Kolekcja - wybieramy z kodów miejsce przechowywania/ udostępniania zestawu
      • Sygnatura - wpisujemy indywidualną sygnaturę danego tomu (w Bibliotece Uniwersyteckiej jest ona tożsama z numerem, pod którym dany tom został zainwentaryzowany)
      • Nr inwentarzowy - wykorzystujemy to pole dla wpisania sygnatury wspólnej inaczej znaku miejsca danego tomu np. w czytelni lub księgozbiorze podręcznym pracowni
      • Źródło - podajemy nr akcesji (rok - komórka wprowadzająca dzieło - nr rachunku lub dowodu wpływu)
      • Cena - cena zakupu lub szacunkowa wartość egzemplarza w odniesieniu do wydawnictw przekazanych w ramach egzemplarza obowiązkowego
      • Status - określamy czy książka może być udostępniana wyłącznie w czytelni, czy można wypożyczać ją na zewnątrz
      • Egzemplarz - podajemy nr tomu (określenie tomu musi być takie samo jak w zasobie)
      • Uwagi - wykorzystujemy to okno do odnotowania cech charakterystycznych dla konkretnego egzemplarza (istotne dedykacje, defekty itp.)

    4. Dzięki takiemu opisowi egzemplarza czytelnik wyszukując interesujący go tom znajduje jednocześnie jego sygnaturę. Jest to szczególnie ważne w odniesieniu do nowych wpływów (od roku 1999) inwentaryzowanych komputerowo i posiadających w pełni indywidualne sygnatury (a niekoniecznie wspólny znak miejsca - sygnaturę wspólną)




    5. Egzemplarze powiązane są z zestawem a nie z zasobem!

  7. Kolejnym ważnym problemem jest aktualizowanie danych danymi z zestawu. Jeśli w przypadku danych o egzemplarzu i zestawie sygnatura oznacza dwie różne rzeczy, a może tak być, jednym przyciskiem możemy zniszczyć całą naszą wcześniejszą pracę. A mianowicie, w przypadku, gdy po dodaniu do zestawu egzemplarzy zechcemy zmienić bądź dodać do niego informację o sygnaturze a spełniony jest wyżej wspomniany warunek, w żadnym wypadku nie należy aktualizować danych danymi z zestawu - a właśnie o to komputer nas zapyta. Jeśli przez przypadek te dane zaktualizujemy w rekordach egzemplarza pozycję 'sygnatura' system zastąpi nam informacją o sygnaturze zestawu. W przypadku, gdy w tym miejscu wcześniej podaliśmy numer inwentarzowy i w innym miejscu nie był on powtarzany zniknie on bezpowrotnie.


  8. DODAWANIE ZESTAWU, ZASOBU i EGZEMPLARZY DO JUŻ ISTNIEJĄCEGO REKORDU ZASOBU.

    Jeśli chcemy dodać kolejny tom do rekordu zestawu:

    1. Wyszukujemy w bazie rekord zasobu naszej książki.
    2. Sprawdzamy czy istnieje zestaw dla naszej książki.
    3. Jeśli nie mamy utworzonego zestawu dla danej pozycji - patrz punkt III.
    4. Jeśli znajdujemy zestaw przystępujemy do tworzenia zasobu - patrz punkt IV.
    5. Po dopisaniu tomu do zasobu "wycofujemy się" do pozycji zestawu i przystępujemy do dopisania informacji o egzemplarzu - patrz punkt VI.